1. Scope

This Privacy Policy explains how AutomaxRoutine, a remote service business based in Québec, Canada, collects, uses, communicates, protects, retains, and destroys personal information through this website, initial inquiries, proposals, and service delivery.

AutomaxRoutine primarily serves businesses. Personal information may still be involved when an owner, employee, contractor, tenant, customer, supplier, or other identifiable individual appears in a communication or project file.

2. Accountability and Privacy Officer

The person with the highest authority at AutomaxRoutine acts as the Privacy Officer unless that function is delegated in writing.

Requests concerning access, correction, consent, deletion, or a privacy concern should be made in writing by email. We may need to verify identity before responding.

3. Information we may collect

Website and initial inquiry

• Name, business name, business email, and the workflow description you choose to send.
• Technical information generated by the hosting provider, such as IP address, browser type, request time, and security logs.
• A language preference stored locally in your browser.

The public website currently uses no advertising or analytics cookies and provides no public file-upload function. The inquiry form is processed in your browser and opens a draft in your own email application; the website itself does not transmit or store the form.

Prospective and active client work

• Contact, proposal, invoicing, and contract information.
• Workflow maps, sanitized samples, spreadsheets, exports, screenshots, documents, and access details supplied under an approved project plan.
• Support records, testing results, project decisions, and acceptance records.

Do not send passwords, government identifiers, banking credentials, health information, or confidential client files in an initial inquiry.

4. Purposes

We use personal information only for reasonably necessary purposes, including:

• Responding to inquiries and evaluating project fit.
• Preparing diagnostics, proposals, scopes, and change orders.
• Delivering, testing, documenting, securing, and supporting agreed services.
• Managing billing, records, legal obligations, fraud prevention, and security incidents.
• Improving internal processes using de-identified or synthetic information where practical.

We do not sell personal information and do not use client files to create public case studies without written authorization.

5. Consent and limiting collection

We seek meaningful consent where required and collect only information reasonably necessary for the identified purpose. A client must have authority to provide project data to us. Where possible, data should be sanitized, minimized, or replaced with synthetic samples during discovery and testing.

You may withdraw consent for optional uses, subject to legal, contractual, and technical limits. Withdrawal may prevent us from continuing a requested service.

6. Service providers and transfers

AutomaxRoutine may use vetted hosting, email, cloud-storage, payment, security, and software providers. Some providers may process information outside Québec or Canada. Before project information is communicated outside Québec, we will assess the privacy risks and contractual protections when required, considering the sensitivity, quantity, purpose, and destination of the information.

Project-specific providers and locations should be identified in the proposal, data-processing addendum, or security plan when material.

7. Retention and destruction

We retain information only as long as reasonably necessary for its purpose, contractual support, dispute management, security, and applicable legal obligations.

• Initial inquiries not converted to a project: ordinarily deleted or de-identified within 12 months after the last meaningful contact.
• Unaccepted proposals: ordinarily retained up to 24 months for follow-up and dispute records, then securely deleted unless a longer period is justified.
• Project working data: deleted, returned, or de-identified according to the written project plan, ordinarily within 30 days after final acceptance or termination unless support requires continued retention.
• Contracts, invoices, tax, and accounting records: retained for the period required by applicable law and legitimate recordkeeping needs.
• Security logs: retained for a limited period appropriate to threat detection and incident investigation.

When information is no longer required, it is securely deleted, destroyed, returned, or—where lawful and appropriate—irreversibly anonymized.

8. Safeguards

Safeguards are selected according to sensitivity and may include data minimization, role-based access, strong authentication, encryption in transit, protected devices, access logging, controlled backups, secure transfer methods, separation of development and client data, and documented deletion.

No system is perfectly secure. We do not guarantee that unauthorized access can never occur, but we maintain reasonable measures and an incident-response process.

9. Privacy incidents

Suspected incidents are assessed, contained, documented, and remediated. Where an incident presents a risk of serious harm, required notices will be provided to affected individuals and the appropriate authority. A confidentiality-incident register will be maintained as required.

10. Your rights

Subject to applicable law, you may request access to personal information we hold about you, request correction of inaccurate or incomplete information, ask questions about its use or communication, withdraw consent where available, or raise a complaint.

Send a written request to [email protected]. We will confirm receipt and respond within the applicable legal period. If you are dissatisfied, you may contact the Commission d’accès à l’information du Québec or another competent privacy authority.

11. Business audience

The website and services are intended for business representatives with authority to request services. They are not designed to collect information from children. Do not submit personal information about a child through the public inquiry form.

12. Changes

We may update this Policy to reflect operational, legal, or technological changes. The effective date will be updated, and material changes will be communicated when appropriate.

13. Contact

Privacy questions and requests: [email protected].

1. Portée

La présente Politique explique comment AutomaxRoutine, une entreprise de services à distance établie au Québec, Canada, recueille, utilise, communique, protège, conserve et détruit les renseignements personnels dans le cadre du site Web, des demandes initiales, des propositions et de la prestation de services.

AutomaxRoutine sert principalement des entreprises. Des renseignements personnels peuvent néanmoins être concernés lorsqu’un propriétaire, employé, fournisseur, locataire, client ou autre personne identifiable figure dans une communication ou un fichier de projet.

2. Responsabilité et responsable de la protection

La personne ayant la plus haute autorité chez AutomaxRoutine exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels, à moins qu’elle ne soit déléguée par écrit.

Les demandes d’accès, de rectification, de retrait de consentement, de suppression ou les préoccupations doivent être transmises par écrit. Une vérification d’identité peut être requise.

3. Renseignements que nous pouvons recueillir

Site Web et demande initiale

• Nom, nom de l’entreprise, courriel d’affaires et description du processus que vous choisissez d’envoyer.
• Renseignements techniques générés par l’hébergeur, comme l’adresse IP, le navigateur, l’heure de la requête et les journaux de sécurité.
• Une préférence linguistique conservée localement dans votre navigateur.

Le site public n’utilise actuellement aucun témoin publicitaire ou analytique et n’offre aucun téléversement public. Le formulaire est traité dans votre navigateur et ouvre un brouillon dans votre application de courriel; le site ne transmet ni ne conserve le formulaire.

Prospects et clients actifs

• Coordonnées, propositions, facturation et renseignements contractuels.
• Cartes de processus, échantillons anonymisés, feuilles de calcul, exports, captures d’écran, documents et accès fournis selon un plan approuvé.
• Dossiers de soutien, résultats de tests, décisions et acceptations.

N’envoyez pas de mots de passe, identifiants gouvernementaux, accès bancaires, renseignements de santé ou fichiers confidentiels dans une demande initiale.

4. Finalités

Nous utilisons les renseignements personnels seulement aux fins raisonnablement nécessaires, notamment :

• Répondre aux demandes et évaluer l’admissibilité d’un projet.
• Préparer des diagnostics, propositions, portées et ordres de changement.
• Livrer, tester, documenter, sécuriser et soutenir les services convenus.
• Gérer la facturation, les dossiers, les obligations légales, la prévention de la fraude et les incidents.
• Améliorer les processus internes avec des renseignements dépersonnalisés ou synthétiques lorsque possible.

Nous ne vendons pas les renseignements personnels et n’utilisons pas les fichiers d’un client dans une étude de cas publique sans autorisation écrite.

5. Consentement et limitation de la collecte

Nous recherchons un consentement valable lorsque requis et recueillons seulement les renseignements raisonnablement nécessaires. Le client doit avoir l’autorité de nous fournir les données de projet. Lorsque possible, les données doivent être anonymisées, minimisées ou remplacées par des échantillons synthétiques pendant la découverte et les tests.

Vous pouvez retirer votre consentement pour les utilisations facultatives, sous réserve des limites légales, contractuelles et techniques. Ce retrait peut empêcher la poursuite du service demandé.

6. Fournisseurs et transferts

AutomaxRoutine peut utiliser des fournisseurs sélectionnés d’hébergement, de courriel, de stockage, de paiement, de sécurité et de logiciels. Certains peuvent traiter des renseignements hors du Québec ou du Canada. Avant toute communication de renseignements de projet hors du Québec, nous évaluerons les risques et protections contractuelles lorsque requis, compte tenu de la sensibilité, de la quantité, de la finalité et de la destination.

Les fournisseurs et lieux pertinents devraient être identifiés dans la proposition, l’addenda de traitement ou le plan de sécurité du projet.

7. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements seulement pendant la période raisonnablement nécessaire aux finalités, au soutien contractuel, à la gestion des différends, à la sécurité et aux obligations légales.

• Demandes initiales sans projet : normalement supprimées ou dépersonnalisées dans les 12 mois suivant le dernier contact significatif.
• Propositions non acceptées : normalement conservées jusqu’à 24 mois, puis supprimées, sauf justification d’une période plus longue.
• Données de travail : supprimées, retournées ou dépersonnalisées selon le plan écrit, normalement dans les 30 jours suivant l’acceptation finale ou la fin du mandat, sauf si le soutien exige leur conservation.
• Contrats, factures et dossiers fiscaux ou comptables : conservés pendant la période exigée par la loi et les besoins légitimes de tenue de dossiers.
• Journaux de sécurité : conservés pendant une période limitée adaptée à la détection et à l’enquête.

Lorsque les renseignements ne sont plus requis, ils sont supprimés, détruits, retournés ou—lorsque permis et approprié—anonymisés de façon irréversible.

8. Mesures de sécurité

Les mesures sont choisies selon la sensibilité et peuvent inclure la minimisation, les accès par rôle, l’authentification forte, le chiffrement en transit, les appareils protégés, les journaux d’accès, les sauvegardes contrôlées, les méthodes de transfert sécurisées, la séparation des environnements et la suppression documentée.

Aucun système n’est parfaitement sécuritaire. Nous ne garantissons pas qu’un accès non autorisé ne surviendra jamais, mais nous maintenons des mesures raisonnables et un processus de réponse.

9. Incidents de confidentialité

Les incidents soupçonnés sont évalués, contenus, documentés et corrigés. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, les avis requis seront transmis aux personnes concernées et à l’autorité compétente. Un registre des incidents sera tenu lorsque requis.

10. Vos droits

Sous réserve de la loi, vous pouvez demander l’accès aux renseignements que nous détenons sur vous, la rectification de renseignements inexacts ou incomplets, des explications sur leur utilisation ou communication, le retrait d’un consentement lorsque possible ou formuler une plainte.

Envoyez votre demande écrite à [email protected]. Nous confirmerons la réception et répondrons dans le délai applicable. En cas d’insatisfaction, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec ou à une autre autorité compétente.

11. Public d’affaires

Le site et les services s’adressent aux représentants d’entreprise autorisés à demander des services. Ils ne sont pas conçus pour recueillir les renseignements d’enfants. Ne soumettez pas de renseignements personnels concernant un enfant dans le formulaire public.

12. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette Politique pour refléter des changements opérationnels, juridiques ou technologiques. La date sera mise à jour et les changements importants seront communiqués lorsque approprié.

13. Coordonnées

Questions et demandes relatives à la confidentialité : [email protected].